Verklagsreglur í MS um meðferð persónuupplýsinga

Hér að neðan er gerð grein fyrir meginreglum um meðferð persónuupplýsinga við Menntaskólann við Sund. Skólinn leitast við að framfylgja lögum og reglum um persónuvernd  og þar á meðal ákvæðum nýrra laga (lög nr. 90/2018) og reglugerðar um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

  Hér má skoða tvær kynningar á áhrifum nýrrar reglugerðar á meðferð persónuupplýsinga hjá skólum. PV_fra_leikskola_til_haskola_HTh.pdf og Ahrif_nyrrar_pvloggjafar_a_skolastarf_VEL.pdf

Menntaskólanum við Sund ber skylda til að varðveita upplýsingar um nám nemenda og veita nemendum aðgang að þeim skv. 38. gr. framhaldsskólalaga. Tryggja skal að upplýsingar um nám nemenda séu varðveittar án tilgreindra tímamarka. Jafnframt skulu nemendur hafa aðgang að upplýsingum um eigið nám í samræmi við meginreglu laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nr. 77/2000. Hvers kyns afhending skólans á upplýsingum til annarra en nemandans sjálfs telst vera tilkynningarskyld upplýsingavinnsla og þarf að styðjast við heimild og löglegan tilgang skv. II. kafla laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Menntamálaráðuneytið annast söfnun og miðlun upplýsinga um skólahald og skólastarf á framhaldsskólastigi sem varða lögbundið eftirlitshlutverk þess. Sjá nánar í reglugerð nr. 235/2012 um upplýsingaskyldu framhaldsskóla um skólahald, aðra kerfisbundna skráningu og meðferð persónuupplýsinga um nemendur.

Starfsfólk í Menntaskólanum við Sund er bundið trúnaði og óheimilt er að veita persónulegar upplýsingar um ólögráða nemendur án samþykkis forsjárforeldra. Umboðsmaður barna hefur þó undirstrikað að börn njóta líka friðhelgi um einkahagi sína.

Upplýsingaskylda við forsjárlausa foreldra

Um upplýsingaskyldu MS við forsjárlausa foreldra gildir ákvæði 52. gr. barnalaga nr. 76/2003 en þar segir m.a.:

"Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá frá hinu munnlegar upplýsingar um hagi þess, þar á meðal varðandi heilsufar þess,þroska, dvöl á leikskóla, skólagöngu, áhugamál og félagsleg tengsl.Það foreldrisem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá aðgang að skriflegum gögnum um barnið frá skólum og leikskólum. Það foreldri á einnig rétt á að fá munnlegarupplýsingar um barnið frá öðrum aðilum sem fara með mál þess, svo sem sjúkrahúsum, heilsugæslu- og félagsmálastofnunum, félagsmálanefndum, barnaverndarnefndum og lögreglu. Réttur samkvæmt þessari málsgrein felur ekki í sér heimild til að fá upplýsingar um hagi forsjárforeldris. Stofnunum og stjórnvöldum, sem nefnd eru í 2. mgr., er þó heimilt að synja um upplýsingar ef hagsmunir foreldris af því að notfæra sér þær þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum, þar á meðal ef telja verður að upplýsingagjöf sé skaðleg fyrir barn."

Persónulegar upplýsingar og meðferð gagna

Í aðalnámskrá framhaldsskóla – almennum hluta frá árinu 2011 er fjallað um meðferð gagna í kafla 14.8. og þar er sérstaklega tekið fram í hvaða tilvikum veiting persónugagna er heimild. Þar segir m.a.:

Framhaldsskólum er þó heimilt að veita öðrum skólum upplýsingar um einstaka nemendur vegna flutnings þeirra milli skóla eða vegna þess að þeir stunda nám við fleiri en einn skóla eða fræðslustofnun. Einnig er heimilt að veita fræðsluyfirvöldum slíkar upplýsingar í skýrt afmörkuðum tilgangi. Sé um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða skulu þær þó ekki afhentar nema með upplýstu samþykki forsjárforeldra eða lögráða nemenda.

Persónuupplýsingar skulu afhentar á öruggan hátt þannig að fyllsta trúnaðar sé gætt. 

Meðferð trúnaðarupplýsinga

Nemendur eiga rétt á því að fá upplýsingar frá skólayfirvöldum sem varða þá sjálfa. Nemendur eiga líka rétt að fá vitneskju frá skólanum um það hvaða upplýsingar hefur verið, eða er, unnið með, um tilgang þeirrar vinnslu upplýsinga, hver fær , hefur fengið eða mun fá upplýsingarnar, hvaðan þær komu og hvaða öryggisráðstafanir eru viðhafðar vegan þeirrar vinnslu.

Í 71. gr. stjórnarskrárinnar segir að allir skuli njóta friðhelgi einkalífs, heimilis og fjölskyldu. Í friðhelgi einkalífsins felst fyrst og fremst réttur manns til að ráða yfir lífi sínu og líkama og til að njóta friðar um lífshætti sína og einkahagi. Jafnframt er litið svo á að tilfinningalíf og tilfinningasambönd við aðra njóti verndar samkvæmt ákvæðinu. Fleiri atriði falla tvímælalaust undir vernd einkalífs svo sem réttur manna til trúnaðarsamskipta við aðra. Börn jafnt sem fullorðnir eiga að njóta þeirrar verndar sem ákvæðið kveður á um í einka- og fjölskyldulífi.

Sú staðreynd að forsjá barna er í höndum foreldra setur sjálfstæðum rétti þeirra til að njóta friðhelgi einkalífs þó skorður enda ber foreldrum skylda til að vernda börn sín. Samkvæmt barnalögum ráða forsjáraðilar nemenda persónulegum högum þeirra, bera ábyrgð á velferð þeirra og fara með lögformlegt forsvar þeirra. Foreldrar eða forsjáraðilar nemenda eiga því almennt rétt á mikilvægum upplýsingum um börn sín. Þessi réttur takmarkast þó af rétti barnanna sjálfra til trúnaðar starfsmanna skólans.

Ákvæði um þagnarskyldu starfsstétta er víða að finna í löggjöf. Meginrökin fyrir lögbundinni þagnarskyldu starfsmanna ríkis og sveitarfélaga byggjast annars vegar á grundvallarrétti manna til friðhelgi einkalífs og hins vegar á því trúnaðarsambandi sem nauðsynlegt er að sé á milli borgaranna og starfsmanna hins opinbera. Þagnarskylda helst þótt viðkomandi láti af störfum.

Afar mikilvægt er að starfsfólk framhaldsskóla geri sér grein fyrir að hagsmunir barna og foreldra þurfa ekki alltaf að fara saman. Virða verður rétt barna til að koma fram sem sjálfstæður einstaklingur og tjá skoðanir sínar. Þá á starfsmaður að virða rétt barna til trúnaðarsamskipta á sama hátt og hann myndi gera ef fullorðinn maður ætti hlut að máli. Hafa verður þó í huga að erfitt er að gefa nákvæmar leiðbeiningar um mál sem þessi, hvað þá að lögfesta. Atvik geta þróast þannig að nauðsynlegt sé að foreldrar komi að málinu á einn eða annan hátt, jafnvel gegn vilja barnsins. Þegar málum er þannig háttað þarf starfsmaður að sýna barninu tillitssemi og skýra vel út ástæðu þess að nauðsynlegt er að foreldrar komi að málinu. Í samskiptum við foreldra þarf hann einnig að sýna barni fullan trúnað því ella er jafnvel hætta á að samband barns og foreldra skaðist.

Þrátt fyrir þau mikilvægu rök sem búa að baki lögbundinni þagnarskyldu getur verið nauðsynlegt að takmarka þagnarskyldu starfsmanna. Þagnarskylda starfsfólks ólögráða einstaklinga nær ekki til atvika sem ber að tilkynna um lögum samkvæmt. 

(Unnið úr efni á heimasíðu Umboðsmanns barna, apríl 2018)